La oficina

¿Qué es la oficina?

La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o un profesional autónomo. Para ello, es importante que presente unas condiciones favorables que contribuyan al buen clima laboral, así como el correcto desempeño de las funciones y la consecución de los objetivos. Además, la oficina debe disponer de una serie de recursos materiales. Es decir, recursos que deban ser utilizados por los profesionales que allí desarrollen su actividad.

Características que debe tener una oficina

La oficina es el lugar en el que pasamos una gran parte del tiempo. Por esta razón, esta debe presentar una serie de condiciones que favorezcan al buen desarrollo de la actividad. Así, cabría destacar las siguientes características:

• •Limpieza y orden.
• •El espacio necesario para el desarrollo de la actividad.
• •Debe estar bien iluminada.
• •Debe estar bien situada para el desarrollo de la actividad.
• •Tener un buen sistema de ventilación.
• •La temperatura debe ser la correcta.
• •Debe de contar con sistemas de aislamiento para el ruido.
• •El mobiliario debe ser cómodo y confortable.
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Evolución de la oficina

1900-1950. Taylorismo. En los comienzos del trabajo organizado, la tecnología era muy limitada, y en la medida en que las organizaciones crecían, más personas comenzaban a trabajar juntas con las nuevas filosofías enfocadas en estructuras organizacionales. La eficiencia del Taylorismo de los 90 fue cayendo en los años 30 hacia una mayor creatividad en el trabajo, junto al surgimiento de mejores herramientas de comunicación.

1950-1980. Luego de la posguerra se democratizó la distribución de la tecnología que en parte comenzó a desarrollarse a partir de la segunda guerra mundial. Más gente comenzó a tener acceso a teléfonos y otras tecnologías logrando unir más los espacios en las oficinas. A mediados de los años 70 los paneles y paredes móviles se fueron imponiendo y rompiendo barreras entre los puestos y permitiendo fáciles reconfiguraciones de espacios.

1980-1990. La computadora personal. A partir de los 80 cada vez más personas comenzaron a tener acceso a computadoras personales. El equipamiento también se transformaba para dar soporte al trabajador moderno y diseñados para que las personas pudieran tener acceso a la energía desde sus escritorios. Esto hizo que también se diversificaran los roles en las oficinas.

1990-2015. Abrazar la red. A partir de los 90 el flujo de información se aceleró y así también la velocidad del trabajo. Las organizaciones comenzaron a verse como entornos sociales y culturales más que como estructuras. Internet llegó a todo el mundo, y la colaboración alrededor de la tecnología se convirtió en algo esencial en el espacio de trabajo.

Hoy. Inteligencia + conexión. Los espacios conectados y más inteligentes están conectando equipos de trabajo distribuidos, sin importar donde se encuentren. Las personas, los espacios y la tecnología, están unidos. A su vez, la tecnología se está haciendo cargo de tareas que eran más bien repetitivas permitiendo que las personas puedan dedicarse a crear y resolver problemas que requieren de más innovación y creatividad.

Estructura de una oficina

La estructura organizacional de una empresa va a depender básicamente del tipo de trabajo o del proyecto que realice. Una estructura bien definida ayuda a delimitar los roles y las responsabilidades de cada empleado.

Además, permite tener claras las tareas y políticas de la institución lo que le da a los miembros dirección y les permite trabajar juntos de manera efectiva mientras se desarrolla una ética y actitudes de trabajo duro.

Básicamente los 4 tipos generales de estructuras son:

-Estructura funcional. Es el grupo de empleados que tienen tareas similares o puestos parecidos dentro de una organización. Por lo que su similitud y su facilidad para comunicarse les permiten tomar decisiones de manera rápida.

-Estructura divisional. En este tipo de estructura la empresa coordina las relaciones entre los diferentes grupos para crear un equipo de trabajo y de esta manera satisfacer las necesidades de los clientes.

-Estructura matricial. En esta estructura se agrupan a los colaboradores de acuerdo a dos variables, primero por la función que realizan y segundo por el tipo de producto en el que se está trabajando. En este tipo de organización los miembros del equipo se les da más autonomía y se espera que asuman una mayor responsabilidad por su trabajo.

-Estructura de organización por proyecto. En esta organización los equipos se juntan en función del número de miembros necesarios para producir el producto o realizar el proyecto, tomando en cuenta la cantidad de tareas para así asegurar que los miembros elegidos sean los adecuados

Importancia de una oficina

El objetivo principal de un entorno de oficina es ayudar a sus ocupantes a realizar su trabajo. Los espacios de trabajo en una oficina se utilizan normalmente para actividades de oficina convencionales, como leer, escribir y trabajar con el ordenador. Hay nueve tipos genéricos de espacio de trabajo, cada uno apoyando diferentes actividades. Además de los cubículos individuales, se pueden encontrar la sala de reuniones, salones y espacios para actividades de apoyo, como fotocopias y archivos. Algunas oficinas también tienen un área de cocina donde los trabajadores pueden preparar sus almuerzos.

Tipos de documentos en una oficina

1. Contratos:

• Contratos de los empleados

• Contratos con proveedores o clientes

• Alquiler del local del negocio y/o oficina

• Suministros: luz, agua, teléfonos e Internet

• Contratos bancarios

2. Documentos fiscales:

• Albaranes y facturas

• Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037

• Los documentos de alta en la Seguridad Social

• Libros contables

• Cuentas anuales

• Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro años, y los asociados al IRPF, por cinco.

• El Código de Comercio obliga a resguardarlos por un mínimo de seis años.

3. Escrituras:

• Escrituras sociales

• Estatutos

• Modificaciones estatutarias

• Libros de actas

• Toda la documentación relacionada con los socios

4. Otros archivos:

Una vez que los anteriores documentos estén debidamente resguardados, puedes hacer una revisión de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendrán una fecha de expiración clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en un archivo temporal y deshacerte de ellos una vez vencido.